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        策劃執行一場會議活動需要注意哪些細節?

        來源:活動策劃公司   發布時間:2021-1-21 16:50:52   瀏覽次數:2222

        作為MICE人,一年中總是少不了幾場活動策劃執行,雖然活動的形式和玩法有很多種,但萬變不離其宗。那么策劃執行一場活動需要注意哪些細節呢?小編從活動策劃案、時間進度推進、PPT方案制作、場地和嘉賓、活動文案、活動物料、參會者維護、宣傳與推廣、現場執行、活動總結十個角度和您一起過一遍。

        如何策劃執行一場活動
        ▲如何策劃執行一場活動

        作為MICE人,一年中總是少不了有幾場甚至多場的會議活動策劃執行,雖然活動的形式和玩法有很多種,但是千變萬變離不開一些套路。那么策劃執行一場活動需要注意哪些細節?會執行小編和大家一起過一遍。

        活動周期圖
        ▲活動周期圖

        一、活動策劃案

        在活動正式開始之前,要經歷一個籌備期和執行期,在此期間,我們要對活動的整體有一個構想,先做一份策劃案。

        一份合格完整的活動策劃案,包括以下幾點(如圖)。

        活動策劃方案內容組成
        ▲活動策劃方案內容組成

        好的開始是成功的一半。做活動策劃案的目的,不是為了形式,而是要讓人明白你策劃的是個什么樣的活動、可以達到什么樣的效果、如何控制風險,這有利于我們更好地去把控整場活動。

        二、時間進度推進

        確定活動策劃方案后,就要開始推進了。在此期間,要保證全員配合默契,井井有條,把控好每一個時間點,Deadline前必須把東西給到?蓞⒖枷路剿季S導圖。

        活動時間進度表
        ▲活動時間進度表

        三、PPT方案制作

        對于線下活動來說,招商是必不可少的環節;顒拥那捌趹獪蕚浜梅桨窹PT,用以獲取資金或資源的支持。

        這里注意,PPT的制作一定要簡潔、精美,這是商務合作的基礎和前提。PPT的內容里,要能讓你的招商對象了解到以下三點:

        (1)這個活動是什么

        (2)我能給你什么

        (3)你能給我什么

        四、場地和嘉賓

        對一場線下活動來說,場地和嘉賓是非常重要的。這兩者要在活動籌備期就確定好,不然會影響活動的節奏。

        對于活動場地的選擇,一般會考慮以下幾個因素:

        空間:要選擇能夠容納活動預期人數的場地。

        價格:場地的價格一般都是比較昂貴的,這個成本要控制好,最好能以資源置換的形式獲得。如果不行,也要以搭載資源置換的形式去獲得一個比較低的價格。

        交通:交通便利很重要,不要增加參會者出行的負擔。試想一下如果活動都已經開始了而嘉賓還在路上堵車會怎么辦?

        設備:看場地是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些活動必備的設備。

        我們最終確定的場地,應該是以上幾點因素綜合后的最佳選擇。

        對于活動嘉賓的選擇,重要性不必多說。一個活動的嘉賓或演講者,不僅是吸引參與者的重要因素、生動的營銷材料,同時還構成了你的活動基調。所以邀約合適的活動嘉賓就顯得尤其重要了。

        動用一切你可動用的資源,去尋找那位合適的嘉賓。

        五、活動文案

        好的活動文案,可以吸引更多的客戶,比較流行的活動文案有兩種,一種是硬廣,一種是軟文。

        硬廣:簡單粗暴版的文案,一般閱讀量都不太高,但勝在清晰明了,轉化率高。

        軟文:引入型文案,一般是由故事、雞湯或者干貨引入,結尾再猝不及防給你個活動報名的鏈接和海報。

        不管用這兩種文案里的哪一個,一篇合格的活動文案都要包含以下幾個內容(如圖)。

        活動文案組成內容
        ▲活動文案組成內容

        六、活動物料

        活動的各個環節、各個時期內都需要做圖制作物料。一般會根據會議活動類型和規模做出物料的刪減和擴充,必不可少的是活動海報、現場易拉寶和邀請函。大致如下圖。

        活動物料
        ▲活動物料

        七、參會者維護

        活動快開始的時候,需要進行參會者維護。一來可以讓活動的到場率變得高一些,二來可以對這些參會者更加了解。目前比較普通運用的一種維護方式,是將參會者拉進一個微信群里,進行統一維護和管理。

        八、宣傳與推廣

        宣傳推廣有兩個大作用,一是吸引更多的人報名參加活動,二是提高知名度?梢詮囊韵聨讉角度出發(如圖)。

        活動宣傳推廣
        ▲活動宣傳推廣途徑

        九、現場執行

        活動現場執行包括前期和后期(活動當日)。

        現場執行前期:

        (1)了解現場

        需要執行人員提前去現場了解規劃一下,比如調試音響、測試PPT、測試話筒、了解洗手間等位置在哪里等,這些細節需要在踩點時都要把控到,做到心中有數。

        (2)布置現場

        對現場進行適當的布置,可以提升現場的氣氛和專業性。

        (3)分工與執行

        一場活動,需要負責指引的人、負責簽到的人、主持人、控制氣氛的人、攝影師、速記員、執行人員等。

        要提前進行明確的分工,各司其職,確;顒禹樌M行。

        活動當日:

        (1) 維持活動秩序

        活動期間容易出現現場嘈雜的情況,需要一個把控現場秩序的人去不斷維護。

        (2) 現場氛圍要活躍

        做活動很講究互動,要想產生互動需要有一位能調動氣氛的主持人,還需要活動開始前要做指引,方便大家能快速找到場地;上一個嘉賓講完后,要及時調出下一個嘉賓的PPT;遙控筆要提前教會嘉賓使用等。

        細節決定成敗,這些細節都需要我們注意到。

        十、活動總結

        活動結束后,不代表就可以放松了,還要進行復盤和總結,這是十分關鍵的一步,能幫助你在日后做其它會議活動時更順暢。

        可以和同事們開會討論一下活動成功和失誤的地方,也可以咨詢參會者,聽聽他們的意見。

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