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        開一場高效的線上會議要注意什么?

        來源:活動策劃公司   發布時間:2021-1-12 10:08:56   瀏覽次數:2170

        線上會議怎么開?線上會議要注意什么?面對越來越多的線上會議,我們如何能夠讓會議變得更加高效?線上辦公的趨勢是無法阻擋的趨勢,畢竟這樣節省了大量的人力物力,提升了辦公的效率。會議前更多準備,會中把控注意,會后抓落地。

        寫在最前

        這次疫情開始,很多的會議都轉到了線上,不管是騰訊會議還是ZOOM,用戶都呈幾何倍數增長,面對越來越多的線上會議,我們如何提高線上會議效率呢?

        CGF中國日部分嘉賓以線上會議形式參與
        ▲CGF中國日部分嘉賓以線上會議形式參與

        一、會前做多的準備

        線上會議的難度其實比線下會議還要大,因為離開了面對面的約束,人們還沒有養成線上溝通的習慣,這個時候需要我們在會前做更多的準備。準備的內容包括基礎的時間、會議平臺、參會人物、議題和流程。尤其需要提前準備的是會議主題以及會前發放的資料,線上會議和線下會議不同,線下的會議人已經坐在這里了,哪怕議題不清晰,礙著面子也要聽你講完。但是線上的會議如果議題不清晰,會影響參會者體驗和線上會議效率。除此之外,相關的材料要提前下發,每個人都要明確材料的內容以及自己思考的解決方案,要帶著方案來,而不是會議開始才去琢磨。除了流程和材料,還需要做減法,議題最好不要超過三個,最好是一事一議,會前內容的設計如果不夠精煉,那么冗長的會議是無法避免的。會前主持人要提前設定好發言的順序,避免出現“安靜時刻”。不然等到會議開始,采用點名的方式督促發言,既不利于會議的推進,又會影響與會人員的感受。會議除了安排主持人之外,還要提前安排記錄員,去記錄會議當中大家提出的要點。

        線上會議形式
        ▲線上會議形式

        二、會議進行中的要點

        1.與會者

        會議已經開始之后,如果條件允許,與會者最好全程打開語音和視頻,這樣做是效果最好的,因為可以最大限度彌補不能見面所帶來的虛擬感。假如有人提出自己不方便語音和視頻,可以適度允許TA關閉。但是說實話,這樣的參與者一般情況下參與的效果都不會太理想,要么是環境比較嘈雜,要么是根本不在工作狀態。

        2.發言人

        發言的人要假想攝像頭對面是有人的,如果你實在想象不了,建議你在攝像頭前面放一張照片,或者擺幾個玩偶都行。發言人攝像頭的角度要與眼睛持平,攝像頭的角度如果低于眼睛,會把人照出雙下巴和大鼻孔,高于眼睛又會顯得人比較矮,所以最合適的是攝像頭與眼睛持平。而且發言的時候講話者需要雙眼注視攝像頭,而不是自己的電腦屏幕,這樣能夠讓其他的與會者有更加真實的交流感。在穿著上要以簡單為宜,減少配飾,和言談上,講話過程當中也要去減少自己的小動作,以免讓其他參加者分神。

        3.組織者

        主持人或者發言者每講一段時間,要與參與者確認是否有聽到,這個事情非常重要。因為在線的會議經常會面臨某些人網絡不好的情況。如果不去做確認,很有可能有成員漏聽了相應重要的信息,建議最多5分鐘就要確認一次。當詢問到與會者意見的時候,需要要求沒有意見的伙伴回復“沒意見”,而不是沉默。在會議當中記錄員要及時記錄發言人的要點,并且在平臺上進行公布,和發言人核對之后再去整理最后的會議紀要。這樣這樣的做法既可讓發言人覺得自己的觀點受到了重視,同時及時核對,也避免了出現任何的理解性錯誤。當會議過程當中出現滔滔不絕的發言者,主持人可以用提問的方式進行打斷。當然了,如果在會議之前規定好每個人的發言時間最長不能超過多久,也是一個不錯的選擇。

        三、會后落實執行

        在會議結束之后,能否落實執行才是衡量會議是否有效的唯一標準。這個時候就需要記錄員在會后做好資料整理,將整個會議過程當中的決議以及分工執行的細節做成甘特圖,寫明每一個人什么時間什么節點提交的工作成果是什么。這里可以采用的工具是石墨文檔——多人共享編輯同一個文檔,不受限于其他人的進度。會后要安排“督戰官”依據時間節點,提前去去跟進尚未主動提交進度的成員,以確保任務的完成。在這個過程當中,總負責要及時的在群里面公布哪些人已經完成了相應的任務,這樣一方面表揚了已經完成的同事,另外一方面,也是對那些尚未完成的小伙伴的一種敦促。

        會議決議執行甘特圖
        ▲會議決議執行甘特圖

        共享編輯工具——石墨文檔
        ▲共享編輯工具——石墨文檔

        尾聲

        最后想說,線上辦公的趨勢,哪怕不經過疫情,也是無法阻擋的趨勢,畢竟這樣節省了大量的人力物力,提升了辦公的效率。線上會議注意事項總結起來三句話,會議前更多準備,會中把控注意,會后抓落地。疫情對各行各業都是一場考驗,凡是殺不死我們的,終將讓我們變得更加強大。當危機來臨,我們有能力讓自己變得更好,一起加油!

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